Облік часу
Запис витрачених годин із завдання, справи чи сторінки «Облік часу»; оцінка та факт, оплачуваний час, тижневі підсумки.
Навіщо вести облік часу
Три питання, на які він відповідає
Облік часу - це не звітність заради звітності. Записані години дають фірмі три відповіді, яких інакше немає:
- Скільки насправді коштувала справа. Договір на 40 000 ₴ виглядає однаково вигідним, поки не порахувати, що одна справа з'їла 20 годин, а інша - 80. Це різниця між 2000 ₴ і 500 ₴ за годину вашої роботи
- Куди йде робочий тиждень. Скільки часу пішло на клієнтів, а скільки на внутрішні справи, узгодження й переробки
- Що пред'явити клієнту. Для погодинних договорів записи часу - це основа рахунку; без них години доводиться згадувати наприкінці місяця
Що таке «запис часу»
Одиниця обліку - запис часу: дата, кількість годин, справа (не обов'язково), завдання (не обов'язково), опис і позначка «оплачуваний». Записи належать тому, хто їх створив: ваш облік бачите ви, керівник бачить підсумки в звітах.
Вносьте час у той самий день, коли працювали. Через тиждень ви вже не згадаєте, дві години пішло на клопотання чи чотири - і облік перетвориться на приблизні числа, з яких неможливо зробити висновок.
Де вносити час
Система навмисно не має «одного правильного місця» - час вносять там, де ви зараз працюєте. Оберіть найзручніше:
1. Із завдання в Центрі завдань
Найшвидший спосіб, якщо робота велась по конкретному завданню. У меню завдання () виберіть Додати запис часу. Справа підставиться сама - зі справи завдання.
2. Одразу після закриття завдання
Коли ви відмічаєте завдання виконаним або відправляєте на перевірку, система сама пропонує внести час. Це найкращий момент: робота щойно закінчилась і ви точно пам'ятаєте, скільки вона зайняла. Якщо вносити нічого - натисніть Пропустити, це один клік.
3. У картці справи
У блоці «Витрати часу» натисніть . Тут же видно всі записи по справі - чиї завгодно, не лише ваші, - і загальну суму годин. Біля кожного завдання є ще кнопка , яка одразу прив'язує запис до цього завдання.
4. На сторінці «Облік часу»
Розділ Облік часу в головному меню - ваш особистий тиждень. Кнопка Додати запис у шапці або біля потрібного дня. Це єдине місце, де можна внести час без прив'язки до справи.
Планірки, навчання, підготовка шаблонів, адміністративні справи - усе це реальні години вашого тижня. Вносьте їх на сторінці «Облік часу» з варіантом «Без прив'язки до справи». Інакше ваш тиждень у системі виглядатиме порожнішим, ніж він був насправді, а керівник бачитиме викривлену картину завантаженості.
Поля запису
- Дата - день, коли робота виконувалась. Майбутню дату поставити не можна: облік фіксує зроблене, а не заплановане
- Справа - на сторінці «Облік часу» обирається зі списку справ вашої практики; при вході із завдання або картки справи підставляється автоматично
- Завдання - не обов'язкове, але дуже бажане: саме воно дозволяє потім порівняти оцінку з фактом
- Кількість годин - від 0,1 до 24 за один запис. Поруч кнопки-пресети 0,5 1 2 4 8 - один клік замість набору
- Опис - що саме робили
- Оплачуваний - позначка увімкнена за замовчуванням, див. розділ нижче
Скільки округлювати
Мінімальний крок - 0,1 години, тобто 6 хвилин. На практиці таку точність ніхто не витримує, тому більшість фірм домовляється округлювати до 0,5 години й не дробити дрібніше. Головне - щоб уся команда округлювала однаково, інакше години різних людей неможливо порівнювати.
«Робота по справі» нічого не пояснює ні клієнту, ні вам через півроку. «Підготовка відзиву на позов, аналіз практики ВС» - пояснює. Для погодинних договорів опис фактично стає рядком рахунку, тож звичка формулювати змістовно економить час при виставленні.
Оплачуваний час: що це і навіщо
Позначка «Оплачуваний» відповідає на одне питання: чи можна ці години пред'явити клієнту. Вона не впливає на те, чи час зараховується у ваш тиждень - зараховується будь-який. Вона розділяє два різні поняття: на що пішов ваш день і за що платить клієнт.
Коли позначку варто зняти
- Переробка через власну помилку. Клієнт не має платити за виправлення того, що ми зробили не так
- Перевитрата, яку фірма поглинає. Домовились на певний обсяг, вийшли за нього, вирішили не виставляти різницю
- Робота «в подарунок». Коротка консультація, дзвінок з ввічливості, pro bono
- Внутрішня частина роботи по справі. Наприклад, введення в курс справи нового колеги - година реальна, але клієнт її не замовляв
Що це дає фірмі
На погодинних договорах оплачувані години - це те, що потрапляє в рахунок. Позначка захищає від двох протилежних помилок: виставити клієнту зайве й забути виставити своє.
На фіксованих договорах - а це більшість роботи - користь навіть більша. Розділивши суму договору на оплачувані години, ви отримуєте фактичну ставку по справі. Саме вона показує, які категорії справ і які клієнти прибуткові, а де ви систематично недооцінюєте роботу. Неоплачувані години на справі при цьому вимірюють, скільки маржі з'їли переробки й перевитрати.
Позначка стоїть увімкненою за замовчуванням, і зняти її - свідома дія. Якщо у фірмі немає спільного правила, одні зніматимуть її за кожну дрібницю, інші - ніколи, і зведені цифри стануть непорівнянними. Достатньо однієї домовленості на пів сторінки, узгодженої з усіма, - і дані почнуть щось означати.
При виставленні рахунку години й ставку вносять вручну. Позначка «оплачуваний» потрібна, щоб знати, які години взагалі можна пред'явити, і щоб бачити оплачувану частину в підсумках. Автоматичне збирання рахунку з записів часу - окреме рішення, яке ще не ухвалене.
Де видно оплачувану частину
- Панель «Мій облік часу» на дашборді - рядок «За тиждень … · оплачуваних …»
- Сторінка «Облік часу» - плитка «З них оплачуваних»
- Картка справи - у списку записів оплачувані позначені
Оцінка завдання і фактичний час
У завдання можна вказати оцінку часу - скільки воно, за очікуванням, займе. Коли ви вносите час по цьому завданню, оцінка підставляється у поле годин. Якщо вона справдилась - лишається натиснути «Зберегти», нічого не набираючи. Якщо ні - виправте число.
Чому оцінка не записується сама
Оцінка - це план, а облік часу має містити факт. Плани систематично оптимістичні: у наявних даних практики фактичний час виявлявся меншим за оцінку приблизно в половині завдань. Якби система записувала оцінку мовчки, облік показував би години, яких ніхто не відпрацьовував, і відрізнити їх потім було б неможливо - а саме за цими годинами потім рахують прибутковість і виставляють рахунки.
Тому оцінка працює як розумна підказка: зусиль стільки ж, скільки при автоматиці, але число проходить через вашу голову.
Порівняння плану й факту
У вікні запису часу видно рядок «Оцінка: … · Уже обліковано: …». Це і є цінність оцінки: видно, чи вкладаєтесь. Якщо на завдання вже вносили час, поле годин лишається порожнім навмисно - щоб ви не внесли оцінку вдруге поверх уже облікованого.
Оцінка корисна двічі: спершу як підказка при внесенні часу, потім як матеріал для наступного договору. Коли по десятку однотипних справ видно, що ви щоразу закладаєте 15 годин, а витрачаєте 40, - це вже не відчуття, а підстава змінити ціну.
Сторінка «Облік часу»
Розділ Облік часу показує ваш власний тиждень. Чужі записи сюди не потрапляють - їх дивляться у картці справи або у звітах.
Що на сторінці
- Підсумки тижня у шапці: скільки годин усього, скільки з них оплачуваних, скільки записів
- Стовпчики по днях - одразу видно, які дні порожні. Клік по стовпчику прокручує до цього дня
- Картка кожного дня зі списком записів, підсумком годин і кнопкою для швидкого додавання саме на цей день
- Навігація по тижнях - і . Уперед далі поточного тижня перейти не можна
Редагування і видалення
Біля кожного запису - і . На цій сторінці ви правите лише власні записи. Якщо запис прив'язаний до справи, назва справи є посиланням - клік веде просто в картку.
Відкрийте сторінку в кінці тижня й подивіться на стовпчики. Порожній робочий день майже завжди означає не вихідний, а забутий запис - і згадати його в п'ятницю ще реально, а через місяць уже ні.
Де дивитися підсумки
- Панель «Мій облік часу» на дашборді - поточний тиждень стовпчиками, підсумок і порівняння з минулим тижнем. Клік по стовпчику відкриває розшифровку дня
- Картка справи, блок «Витрати часу» - усі години по справі, від усіх учасників, із загальною сумою
- Звіт «Ефективність юристів» - відпрацьовані години в розрізі команди за період
- Звіт «Продуктивність юриста» - години конкретної людини поряд із завданнями, справами й фінансами
- Тижневий лист щопонеділка - плитка «Відпрацьовано годин» за минулий тиждень
Нагадування
Якщо за тиждень ви закривали завдання, але не внесли жодного запису часу, у п'ятницю вранці прийде нагадування. Воно приходить тільки в цьому випадку: якщо тиждень справді був неробочий, система мовчить.
Додавання, зміна й видалення запису часу відображаються у хронології справи із зазначенням годин і опису. Так видно не лише скільки часу пішло на справу, а й коли саме його вносили.
Правила та обмеження
Хто що може
- Свій запис може правити й видаляти автор
- Чужий запис у картці справи - відповідальний по справі або адміністратор. Решті кнопки редагування не показуються
- На сторінці «Облік часу» - тільки власні записи, навіть в адміністратора
- Автора запису змінити не можна взагалі: години завжди лишаються за тим, хто їх відпрацював
Обмеження при збереженні
- Від 0,1 до 24 годин на один запис. Довший робочий день вносьте кількома записами - так і зрозуміліше, на що пішов час
- Дата не в майбутньому
- Завдання має належати тій самій справі, що й запис
Якщо справу видаляють, записи часу не зникають - вони відв'язуються від справи й лишаються у вашому обліку. Відпрацьовані години не мають губитися разом зі справою.
Не намагайтеся одразу охопити все. Домовтеся в команді про дві речі: крок округлення (зазвичай 0,5 години) і що саме вважати неоплачуваним. Далі два тижні вносьте час лише по завданнях, які закриваєте, - система сама питатиме про це при закритті. Коли звичка з'явиться, додайте внутрішню роботу без прив'язки до справи. Облік, який ведуть половина команди й через раз, гірший за відсутність обліку: він створює цифри, яким не можна вірити.