Центр завдань
Створення завдань, фільтри, статуси, коментарі, прив'язка до справ, архів виконаного з обліком годин.
Огляд Центру завдань
Що це таке
Центр завдань - єдине місце для контролю всіх завдань практики. На відміну від вкладки «Завдання» всередині картки справи, тут зібрані завдання з усіх справ одразу - відфільтровані під вас, згруповані зручним чином і доступні для масових дій.
Статистика у шапці
У верхній частині сторінки - чотири інтерактивні плитки:
- На сьогодні - призначені вам завдання з дедлайном сьогодні; клік одразу застосовує фільтр
- Прострочені - призначені вам завдання з минулим дедлайном; клік - фільтр по простроченим
- Делеговані - завдання, які ви створили для інших (або ще нікому не призначили)
- За тиждень - скільки призначених вам завдань завершено за останні 7 днів; клік відкриває архів виконаних за цей самий тиждень
Вкладки навігації
Чотири режими перегляду
У панелі керування ліворуч - перемикач із чотирьох вкладок, кожна з лічильником активних завдань:
- Мої () - лише завдання, призначені особисто вам: ваш чесний список «до виконання»
- Делеговані () - завдання, які ви створили для інших або ще нікому не призначили; зручно відстежувати прогрес команди
- Мої проекти () - усі завдання по справах, де ви відповідальний або є виконавцем хоча б одного завдання
- Огляд () - для керівників (адміністратор або право перегляду аналітики завдань) це всі активні завдання практики; для решти - все, що вас стосується: ваші, делеговані та завдання ваших проектів
Лічильник завжди дорівнює тому, що ви побачите після кліку. У звичайному режимі це кількість активних завдань, а в режимі «Виконані» - кількість завершених за вибраний період. Тому при перемиканні на архів цифри змінюються: вони показують уже інший зріз, а не інші дані.
Виконані: архів завершеного
Поряд із вкладками стоїть перемикач Активні Виконані. Це окрема вісь від вкладок: вкладка відповідає на питання «чиї завдання», перемикач - «які». Тому працює будь-яка комбінація: «Мої · виконані», «Делеговані · виконані», «Огляд · виконані».
Активний список показує лише те, що ще в роботі - виконане з нього зникає, щоб не заважати. Архів - місце, де це виконане можна знайти: що зроблено, коли, ким і скільки часу на це пішло.
Період
Селект поруч із перемикачем задає глибину архіву: за 7 днів, за 30 днів, за 90 днів, за рік, за весь час. За замовчуванням - 30 днів. Це головний регулятор архіву, тому він у панелі керування, а не в згорнутих фільтрах.
Що показує таблиця
- Виконано - точні дата й час завершення
- вчасно або +3 дні - чи вклались у дедлайн. Порівнюються дати, тож зроблене в день дедлайну рахується вчасним. Без дедлайну бейджа немає - порівнювати нема з чим
- Час - скільки годин записано по завданню; прочерк означає, що час не записували
- Виконавець, а під ним рядком «закрив: Ім'я» - але лише тоді, коли статус поставила інша людина, ніж виконавець
Групування в архіві
Віссю часу тут є дата виконання, а не дедлайн: групи Сьогодні, Вчора, Цього тижня, Минулого тижня, Раніше цього місяця, далі помісячно - «Липень 2026». Доступні також групування по проектах і по пріоритетах; групування по статусах в архіві немає - там усі завдання виконані.
Години на трьох рівнях
- у рядку - час по конкретному завданню
- у шапці групи - 8 год сумарно за групу
- у панелі керування - підсумок усього подання: «14 завдань · 3 групи · 22 год обліковано»
Якщо у завдання була оцінка і факт перевищив її більш ніж на 10%, години стають жовтими - це позначка перевитрати. Наведіть курсор: підказка покаже «Записано 3 год з 2 год запланованих».
Дії над виконаним завданням
- Деталі та історія - картка завдання; на вкладці «Історія» видно весь шлях: коли створили, коли взяли в роботу, коли закрили і хто
- Перейти до справи
- Додати запис часу - час можна записати й заднім числом, уже після закриття завдання
- Повернути в роботу - якщо завдання закрили передчасно; доступно виконавцю та автору завдання
Автор дії береться з журналу подій завдання, а він з'явився в системі пізніше за самі завдання. Для закритих до цього моменту завдань автор невідомий - там стоїть прочерк, і це чесніше, ніж підставляти замість нього виконавця.
Звіт клієнту про роботу по справі. Виконані → період «за весь час» → групування по проектах → фільтр «Проект». Отримаєте перелік усього зробленого по справі з датами й годинами.
Планірка в понеділок. Вкладка «Огляд» → Виконані → період «за 7 днів». Видно, хто що закрив за тиждень, разом із витраченими годинами по кожній людині (додайте фільтр «Виконавець»).
Де ми втрачаємо час. Прочерк у колонці «Час» - це завдання, по яких облік не вели. Жовті години - там, де вийшли за оцінку. Обидва сигнали видно з одного погляду, без окремого звіту.
Дисципліна дедлайнів. Бейджі «вчасно / +N днів» дають чесну картину по кожному завданню: скільки насправді зривів і на скільки днів. Загальні цифри й динаміку дивіться в «Аналітиці завдань».
«Ми ж це колись робили». Пошук працює і в архіві - шукає по назві завдання, справи та клієнта. Найшвидший спосіб знайти давній документ: період «за весь час» і кілька слів у пошук.
За «весь час» історія практики може бути дуже великою, тож список обмежений останніми 500 завданнями - про це прямо повідомляє плашка над таблицею. Якщо ви її бачите, звузьте період або скористайтесь фільтрами: частину даних не показано.
Групування завдань
Завдання відображаються у вигляді акордеону - кожна група згортається й розгортається окремо. Перша група завжди відкрита. Оберіть зручний режим групування кнопками поряд із навігацією:
Варіанти групування
- По термінах () - групи: Прострочені, Сьогодні, Завтра, Цей тиждень, Наступний тиждень, Пізніше, Без терміну. Найкорисніший режим для щоденного планування
- По проектах () - одна група на справу; зручно коли потрібно сфокусуватись на конкретній справі
- По статусах () - Нове, В роботі, На перевірці
- По пріоритетах () - Високий, Середній, Низький
У режимі «Виконані» набір інший: замість термінів - дата виконання (), а групування по статусах відсутнє - там усі завдання вже виконані.
Іконки прапорців у рядках
Перший стовпець таблиці - прапорець стану завдання:
- - прострочено (дедлайн минув)
- - терміново (сьогодні + високий пріоритет)
- - нове завдання
- - активне (в роботі)
Пошук і фільтри
Рядок пошуку
Поле «Пошук завдань» у центрі панелі керування шукає одночасно по назві завдання, назві справи та назві клієнта. Натисніть Enter або кнопку лупи.
Розширені фільтри
Кнопка Фільтри розгортає панель із чотирма умовами:
- Статус - Нове / В роботі / На перевірці
- Пріоритет - Високий / Середній / Низький
- Проект - конкретна справа зі списку (тільки ті, де є ваші завдання)
- Термін - Прострочені / Сьогодні / Завтра / Цей тиждень / Наступний тиждень
Активні фільтри відображаються лічильником на кнопці. Кнопка Скинути знімає всі умови одразу.
Фільтри в архіві
У режимі «Виконані» склад фільтрів інший: «Статус» і «Термін» приховані (усі завдання виконані, а віссю часу є дата виконання), натомість у панелі керування з'являється селект періоду. «Пріоритет», «Виконавець» і «Проект» працюють як завжди.
Списки в селектах «Проект» і «Виконавець» теж слідують за режимом: в архіві ви оберете лише ті справи й тих людей, у кого справді є виконані завдання за цей період. Порожнього результату після вибору не буде.
Лічильник результатів
Праворуч у панелі - підсумок: скільки завдань знайдено і на скільки груп вони розбиті при поточних фільтрах. В архіві додається третє число - скільки годин обліковано по знайдених завданнях. Усі три перераховуються й під час пошуку, тож підсумок ніколи не розходиться з таблицею.
Картка завдання: деталі, файли, коментарі
Клік по назві завдання відкриває повну картку у боковій модалці - не покидаючи сторінку. Модалка містить три вкладки.
Вкладка «Деталі»
Повна інформація і редагування завдання: назва, опис, термін виконання, пріоритет, статус, відповідальний виконавець, оцінка часу (годин). Тут же - кнопки зміни статусу, відповідні вашій ролі (детально про статуси - у наступному розділі), і блок «Підзавдання» з прогресом та швидким додаванням.
Якщо відкрите завдання само є підзавданням, у хлібних крихтах над назвою поряд зі справою зʼявляється посилання батьківське завдання - один клік, і ви дивитесь на картину в цілому.
Вкладка «Файли»
Усі файли, прикріплені до завдання. Завантажуйте нові через поле вибору файлів - можна кілька одночасно. Лічильник на вкладці показує кількість прикріплених файлів. Якщо файли є, їхня кількість відображається також у рядку таблиці поряд із назвою завдання ().
Вкладка «Коментарі»
Обговорення завдання командою - без перемикання у месенджер. Пишіть коментарі прямо тут, натискайте Надіслати або використовуйте Ctrl+Enter. Уся переписка зберігається в картці. Кількість коментарів видно і в рядку списку ().
Підзавдання і послідовності
Що це таке
Велике завдання можна розбити на підзавдання - конкретні кроки зі своїми виконавцями, дедлайнами і статусами. Модель свідомо проста: рівно два рівні - завдання та його підзавдання. Підзавдання не може мати власних підзавдань: якщо крок виявився надто великим, це привід зробити його окремим завданням, а не будувати дерево, в якому губиться відповідальність.
Підзавдання видно всюди: у списку Центру завдань батьківське завдання має бейдж прогресу 2/5, а підзавдання - мітку назва батьківського. На вкладці «Завдання» картки справи ті самі завдання показані деревом з відступами. Це одні й ті самі дані - різні подання.
Порядок роботи
- Створіть звичайне завдання-результат: «Підготувати позов», з дедлайном подачі
- Відкрийте його картку і в блоці «Підзавдання» натисніть Підзавдання: введіть назву, Enter - крок додано. Поле лишається відкритим, тож весь план вноситься за хвилину
- Кожне підзавдання успадковує виконавця, пріоритет і дедлайн батьківського. Відкрийте його кліком зі списку і змініть, що треба: роздайте кроки різним людям, розставте власні терміни
- Далі всі працюють зі своїми підзавданнями як зі звичайними завданнями - кожне живе у вкладці «Мої» свого виконавця
- Прогрес видно на бейджі «N/M» і прогрес-барі в картці батьківського. Коли всі кроки закриті - картка сама запропонує завершити завдання
Що система робить сама
- Будить батьківське завдання. Щойно хтось узяв підзавдання в роботу - батьківське автоматично переходить із «Нове» у «В роботі». Робота фактично почалась, і статус це чесно показує
- Не дає закрити завдання з незавершеними підзавданнями. Кнопки «Виконано» та «На перевірку» зʼявляться лише коли всі кроки закриті; до того картка пояснює, скільки лишилось
- Повертає батьківське в роботу. Якщо вже після закриття якесь підзавдання повернули на доопрацювання - батьківське теж повернеться у «В роботі», щоб закритий результат не висів над незакінченою роботою
«Попереднє завдання»: коли важлива черга
Окремий інструмент - поле «Попереднє завдання» у редагуванні картки. Воно не про структуру, а про послідовність: завдання з незавершеним попереднім не можна взяти в роботу, і картка прямо назве, що саме треба закінчити спочатку. Класика: «Подати позов» залежить від «Сплатити судовий збір».
Просте правило вибору: справу треба розкласти на частини - підзавдання; частини мають виконуватись строго по черзі - залежність. Ці інструменти поєднуються: у межах одного батьківського завдання кроки можуть залежати один від одного.
Видалення батьківського завдання
При видаленні завдання з підзавданнями система запитає, що робити з ними: видалити разом (зникнуть і кроки, з файлами й коментарями) або зробити самостійними - підзавдання залишаться в роботі як звичайні завдання. Мовчки нічого не зникає.
Батьківське завдання = результат, підзавдання = кроки. «Підготувати позов» - батьківське; «Зібрати докази», «Розрахувати ціну позову», «Сплатити збір» - підзавдання. Тоді бейдж «N/M» читається як відсоток готовності результату.
Дедлайни кроків - не пізніше дедлайну результату. Система мʼяко попередить, якщо термін підзавдання пізніший за батьківський, але не заблокує - інколи так треба.
Роздавайте кроки різним людям. Кожне підзавдання зʼявиться у вкладці «Мої» свого виконавця з усіма нагадуваннями, а ви бачите загальний прогрес в одній картці - без окремих звітів.
Типові процеси - через шаблон. Оберіть «Шаблон підзавдань» при створенні завдання - пункти шаблону стануть його підзавданнями з дедлайнами від дати завдання. Швидше, ніж вносити той самий план руками щоразу.
Наявне завдання теж можна «прикріпити». У редагуванні картки є поле «Батьківське завдання» - так уже створені завдання збираються під спільний результат. Батьком може бути лише завдання верхнього рівня.
Розумний рядок назви
Що це таке
Поле «Назва завдання» розуміє службові слова та символи прямо в тексті: пишете назву звично, а система сама розпізнає дату, справу й виконавця, підсвічує їх кольором і заповнює відповідні поля. Це швидше, ніж клікати по випадних списках.
Три типи розпізнавання
- Термін словами (синя підсвітка) - «сьогодні», «завтра», «післязавтра», «у пʼятницю», «наступного понеділка», «наступний тиждень», «через 3 дні», «15 червня», «15.06». Поле «Термін» проставляється автоматично.
- № - справа (зелена підсвітка) - введіть «№» і почніть писати назву, номер або клієнта: спливе список справ для вибору. Доступно при створенні завдання в Центрі завдань.
- ? - виконавець (фіолетова підсвітка) - введіть «?» і виберіть людину зі списку доступних.
Розпізнані фрагменти (дата, «№…», «?…») при збереженні вирізаються з назви - у завданні лишається чистий заголовок, а термін, справа й виконавець опиняються у своїх полях.
Керування
- ↑/↓ - рух по списку, Enter або клік - вибір, Esc - закрити список.
- Backspace одразу після підсвіченої дати «відчеплює» її - слово лишається у назві звичайним текстом, а термін скидається.
- «№» і «?» спрацьовують лише на початку слова (після пробілу), тож звичайний знак питання в назві («Подати позов?») нічого не відкриває.
У списках «№» і «?» показуються тільки справи та користувачі вашої практики. Доступ ізольовано на рівні даних і перевіряється повторно при збереженні.
Статуси і перехід між ними
Ланцюжок статусів
Кожне завдання рухається по фіксованому маршруту:
- Нове - завдання створене і чекає виконавця
- Виконавець натискає Взяти в роботу → В роботі
- Виконавець натискає Відправити на перевірку → На перевірці
- Автор завдання натискає Затвердити виконання → Виконано
Спрощений маршрут
Якщо ви одночасно і автор, і виконавець завдання - крок «На перевірці» пропускається. Кнопка Відмітити виконаним одразу переводить завдання в статус Виконано.
Повернення в роботу
Якщо після перевірки потрібні правки - автор може повернути завдання зі статусу «На перевірці» назад до В роботі. Коментар у картці пояснить виконавцю, що саме виправити.
Уже виконане завдання теж не тупик: знайдіть його в режимі «Виконані» і скористайтесь дією Повернути в роботу. Завдання повернеться в статус В роботі й знову з'явиться в активному списку, а дата виконання обнулиться - тож статистика не рахуватиме його як закрите. Дія доступна виконавцю та автору завдання.
Якщо у завдання є підзавдання
Статуси батьківського завдання і його кроків повʼязані: взяте в роботу підзавдання автоматично переводить батьківське у «В роботі», а завершити чи відправити на перевірку батьківське можна лише після закриття всіх підзавдань - картка підкаже, скільки лишилось. Деталі - у розділі «Підзавдання і послідовності».
Швидкі дії у таблиці
Меню трьох крапок
Кнопка у кожному рядку відкриває контекстне меню. Набір дій залежить від вашої ролі та поточного статусу завдання:
- Деталі завдання - відкрити картку в модалці
- Перейти до справи - відкрити картку справи на вкладці «Завдання»
- Змінити дату - доступно автору завдання
- Взяти в роботу / Відправити на перевірку / Затвердити виконання - відповідно до поточного статусу і вашої ролі
- Нагадати виконавцю - надіслати системне нагадування (вкладки «Делеговані» та «Мої проекти»)
- Запитати статус - надіслати запит виконавцю щодо прогресу
- Призначити собі - взяти нове завдання з проекту на себе
У режимі «Виконані» меню коротше й інше: Деталі та історія, Перейти до справи, Додати запис часу і Повернути в роботу. Масовий вибір в архіві вимкнено - виконане завдання не редагують гуртом.
Масові дії
Коли потрібно оновити відразу кілька завдань - не відкривайте кожне окремо. Позначайте завдання чекбоксами і застосовуйте масові дії.
Як скористатись
- Поставте галочки поряд із потрібними завданнями (або виберіть усі в групі - чекбокс у заголовку таблиці)
- Внизу екрана з'явиться панель масових дій із лічильником відмічених завдань
- Оберіть дію та підтвердіть у діалозі
Доступні масові дії
- Змінити дату - встановити новий дедлайн для всіх відмічених завдань
- Статус - змінити статус кількох завдань одночасно
- Виконавець - перепризначити завдання на іншого юриста практики
Якщо юрист іде у відпустку або завантажений - відфільтруйте його завдання через пошук, відмітьте всі та перепризначте колезі за два кліки.
Будь-яка зміна завдання в Центрі завдань миттєво відображається у вкладці «Завдання» картки справи, і навпаки. Це той самий масив даних - різні точки входу для різних сценаріїв роботи.